全社員で専門家に直接質問。少人数だから実行できた曖昧さをなくした就業規則の整備【株式会社アプコス】

倉野

　きっかけは東京都からご案内をもらったことです。これまで労務についての疑問があっても、顧問社労士がいないため、誰にどう相談すればよいか分かりませんでした。少人数でも、きちんとした体制を作りたいという間の意向もあったので、専門家に相談できるのであればぜひお願いしたいとお伝えしました。

倉野

間

　これまで振替休日の取得期限が就業規則に定められていなかったので、長い間積み残されていた分がありました。これをシステム内で期限管理する仕組みに変え、過去の分も一度清算しました。マイカー通勤の規程や通勤費の扱い、法改正に対応した労働条件通知書の見直し、在宅勤務への事業場外みなし労働時間制の適用要件など、これまで明確になっていなかった点が1つずつクリアになり、心が軽くなるように感じました。

倉野

　就業規則の改定にあたっては、個別の文言について細かくアドバイスしていただきました。固定残業手当や自己都合退職の規定整備、年次有給休暇を確実に取得してもらうための運用まで、懸案だった点を個別に相談でき、自社の状況や方針に沿う形で一つずつ形にする安心感は非常にありがたいものでした。

倉野

　一度だけ、社長も含め社員全員でリモート面談をさせていただいたことがあります。在宅勤務での労働時間の扱いや、出張先での休日はどうなるのかなど、従業員本人が気になる点は、直接専門家に質問してもらった方がわかりやすいだろうと。たとえば、顧客からお呼びがかかる可能性がありながら、出張先のホテルで休んでいる場合にこれは勤務なのか、休みなのか。回答を私たちから又聞きしても納得感が得にくいので、客観的な立場にいる専門家から直接聞いた方がよいだろうと考えたのです。

間

　これまで遠方の現場に数週間滞在するときの、移動や休日の扱いが曖昧でしたが、「自由な時間かどうかが判断の分かれ目」だと整理していただきました。たとえば、自宅から客先へ向かう場合と、移動の途中で業務上の打ち合わせを行う場合では考え方が異なることや、また出張先での休日についても勤務となるケース、ならないケースの考え方や線引きを示していただきました。

間

　以前ならこうした質問には即答しづらく、かといって持ち帰って後から回答する負担も感じていました。それを、その場で根拠とともに明確に答えていただけたのは、本当に助かりました。少人数だったからこその活用方法だったと思います。その場で認識を共有できたため、後から解釈の違いが生じることもありませんでした。

倉野

　やはり「就業規則に明記されています」と答えられる安心感は大きいです。新たに入社した従業員も、新しいルールのもとですぐに職場に馴染み、活躍しています。勤怠管理システム導入後は、一人ひとりが時間を意識して効率よく働くようにもなりました。皆が安心して働ける状態になったと感じています。

間

　さらに人材採用に力を入れることで事業拡大を目指します。まずは働きやすいと思ってもらえるように、今回、創業時に定めた就業規則を最新の形にアップデートできました。同じく給与テーブルも従業員に示しています。求められる職能や成果と、給与の基準を可視化することで、各従業員が目標を目指して挑戦しやすくなると考えているためです。

倉野

　従業員が気持ちよく働き続けるためには、制度を一度整えて終わりではありません。今後も変えていくべきものが必ず出てきます。今回の専門家派遣で目下の不明点はすべて解消できましたが、これからも定期的に見直しを続ける必要があると感じています。小規模でも、専門家の力を借りながらブラッシュアップしていくことで、働いている人材にも、これから加わってくれる方たちにも「いい会社だ」と言ってもらえる会社にしていきたいです。

間

　日々の業務に追われていると、そもそも何が課題なのかにも気づきにくいものです。専門家の方に「ここは問題ではないですか」とヒアリングしていただくだけでも、「ああ、確かに」と気づかされることがたくさんあります。費用の負担もなく、これだけ親身に相談に乗っていただけるのですから、少人数の会社こそ活用しない手はないと思います。

倉野

　就業規則を専門家に作成してもらうとなると、本来は相応の費用がかかります。小規模な会社ほど相談する前に身構えてしまうものだと思います。今回は費用を気にせずに相談できたので、気になることを何でも質問できました。とてもよい制度だと思いますので、課題は感じているけれど解決の糸口がつかめていない会社には活用をおすすめしたいですね。